保存文書の電子化

防衛省陸上自衛隊中部方面会計隊 青野原（近畿・中部）／中部方面会計隊 / オープンカウンター

参加資格

8.1.26

案件の詳細

令和8年1月19日 オープンカウンター方式による見積り依頼について １ 本リストは、オープンカウンター方式実施要項に基づく手続きが必要です。 ２ 本方式は随意契約を前提とした見積依頼であり、有効な見積書をもって申し込みをした者のうち、予定価格の制限の範囲内で 最低の価格の見積書をもって申し込みをした者を契約の相手方とします。 ３ 件名リスト 一連 納入（履行） 納期（履行期 見積依頼書 見積書 見積合わせの 防衛省競争 件 名 備考 番号 場所 限） 公表日 提出期限 日時 参加資格 8.1.26 1 保存文書の電子化 青野原駐屯地 8.3.31 8.1.19 8.1.26 なし 総品目総額 1000 ４ 仕様書の交付場所、契約条項等を示す場所、問合せ先及び提出先 〒６７５－１３５１ 住所 兵庫県小野市桜台１番地 契約機関名 陸上自衛隊青野原駐屯地 第３５２会計隊青野原派遣隊 （担当） 北島 電話番号 ０７９４－６６－７３０１（内線 ３４７） FAX番号 ０７９４－６６－７３０３ 見 積 書 件名リスト一連番号 1 見積金額￥ （消費税及び地方税を含まない。） 品 名 規 格 単位 数量 単価 金 額 保存文書の電子化 仕様書のとおり ST 1 以下余白 納入（履行）場所 青野原駐屯地 納 期（履行期限） 8.3.31 契約保証金 （免 除） 入札（見積）書有効期間 上記に関して「入札及び契約心得」、「オープンカウンター方式実施要項」及び「標準契約書等」の契約条項等 を承諾のうえ見積りいたします。また、当社（私（個人の場合）、当団体（団体の場合））は、「入札及び契約 心得」に示された暴力団排除に関する誓約事項について誓約いたします。 令和 年 月 日 分任契約担当官 陸上自衛隊青野原駐屯地 第３５２会計隊青野原派遣隊長 矢野 健二 殿 住 所 会 社 名 代表者名 市 価 調 査 書 分任契約担当官 陸上自衛隊青野原駐屯地 令和8年1月23日（金）までに提出を 第３５２会計隊青野原派遣隊長 矢野 健二 殿 お願いします。 ＦＡＸで構いません。 ￥ 納 期 ： 令和8年3月31日 納入場所 ： 青野原駐屯地 住所・名称・代表者名 令和 年 月 日 内訳（税抜き） 品 名 規 格 単位 数量 単価 金 額 保存文書の電子化 仕様書のとおり ST 1 以下余白 1 総則 1.1 適用範囲 この仕様書は、紙媒体の行政文書の電子化（以下、“本役務”という。）につい て規定する。 1.2 用語及び定義 「原本」とは、官側が貸与する紙媒体の行政文書をいう。 1.3 引用文書 この仕様書に引用する次の文書は、この仕様書に規定する範囲内において、この 仕様書の一部を成すものであり、入札書又は見積書の提出時における最新版とす る。 a) 仕様書 ＧＬＴ－ＣＧ－Ｚ０００００１陸上自衛隊装備品等一般共通仕様書 b) 法令等 行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号） 陸上自衛隊における保有個人情報等の安全管理等に関する達（陸上自衛隊達 第３２－２５号（令和４年３月３０日）） プライバシーマークＪＩＳ工業規格（ＪＩＳＱ１５００１） 情報セキュリティマネージメントシステム（ＪＩＳＱ２７００１） ＩＳОマネジメントシステム規格（ＩＳО９００１） 2 役務に関する要求 2.1 役務内容 官側は、原本を契約の相手方に貸与し、契約の相手方は、原本を電子化し、電 子データが保存されたＤＶＤ－ＲＯＭを官側に納入する。尚、ＤＶＤ－ＲＯＭは、 契約の相手方で準備するものとする。 2.2 作成要領等 2.2.1 内容 a) 紙媒体の行政文書の電子化 原本から文書を抽出し、電子化（ＰＤＦ）する。細部は，別紙第１による。 b) 作業場所等 契約相手方工場等 ただし、官側から要請があった場合は作業中の原本を速やかに返却するも のとする。 c) 作業時期 契約締結日から令和８年３月３１日（火）まで 2.2.2 予定数量等 冊子：１０冊（約３８１頁） 2.2.3 納入品 紙媒体の行政文書を電子化したPDFデータが記憶されたDVD-ROM １式 尚、媒体のレーベル及びケースジャケットにレコード識別番号、ファイル 名及び分冊数を印字するものとする。 2.2.4 納期及び納地 a) 納 期 令和８年３月３１日（火） b) 納 地 防衛省陸上自衛隊第８高射特科群第１科 3 品質保証 3.1 監督・検査 監督及び検査は、契約担当官等の定めるところのほか、次の項目について検査を 実施し、その検査結果を証明する書類を提出するものとする。 a) 文字の判読性 b) 画像の向き、傾き c) データ全てにおいて表示可能の有無（画像展開検査） d) ウイルスチェックの実施 4 出荷条件 包装要領は一般慣習によるものとする。 5 その他指示 5.1 提出書類 契約相手方は、表に示す書類を第８高射特科群第１科に提出するものと する。 名 称 部数 提出時期等 様 式 １ 役務従事者等指 １部 契約締結後、速やかに保全担当者 別紙第２ 定名簿 及び役務従事者を指定する ２ 検査証明書 １式 納入時、文字の判読性、画像の向 任意 （3.1と同じ） き及び傾き、データ全てにおいて表 示可能の有無（画像展開検査）並び にウイルスチェック ３ 消去証明書 １式 納入後、本役務で使用したハード 任意 ディスク等に残存しているデータ について、復元ソフトを使用しても 復元できない方法により速やかに 消去し、消去年月日及び消去方法 （使用したソフト名等）を明確にし た証明書を提出する 5.2 注意事項 a) 原本の接受は、保全担当者に指定された者以外、行ってはならないものとす る。 b) 作業は，契約相手方工場等で行い、文書の取扱いに万全の注意を払わなければ ならない。 c) 官側から貸与した原本及び契約の相手側が電子化したデータは、納入までの 間、契約の相手方施設等において鍵のかかる保管容器等に保管しなければなら ないものとする。 d) 原本については、一部劣化のおそれがあるものがあるため、取扱いには注意を 払うものとする。 5.3 事前確認 契約の相手方は、原版完成後、完成見本を官側に提出し、官側の確認を得るもの とする。 5.4 無償貸付品 無償貸付品は、ＧＬＴ－ＣＧ－Ｚ０００００１の箇条５によるものとし、官側 が必要と認めたものについて受けることができる。 5.5 権利の帰属 a) 本役務に係わる成果物及び類似の派生物における一切の著作権及び所有権は、 官側に帰属するものとする。 b) 本役務によって得られた成果については、官側の許可なく公表又は第三者に 譲渡してはならない。 5.6 情報保全 a) 契約の相手方は、本役務に関し、行政機関の保有する個人情報の保護に関す る法律第６条及び第７条の規定を遵守するものとする。 b) 貸与品については、契約の相手方の責任において保管するものとし、許可なく 複製又は他の者に貸与等してはならない。 c) その他の保全に関して、陸上自衛隊における保有個人情報等の安全管理等に 関する達第３５条の規定により、必要な措置を講じるものとし、契約の相手方は 指示に従うものとする。 d) 契約の相手側は、第三者に本役務の一部又は全部を委託する場合には、前記c) に従い、あらかじめ承認を得なければならない。 e) 契約の相手側は、納品後、本役務で使用したハードディスク等に残存している データについて、復元ソフトを使用しても復元できない方法により速やかに消 去し、消去年月日及び消去方法（使用したソフト名等）を明確にした証明書を提 出する。 証明書の様式については、任意とする。 f) 官側は、必要がある場合に、契約の相手方に対し、個人情報の管理状況に関し 質問し、資料の提出を求め、又は契約の相手方工場等の関係場所に立入調査を行 うことができるものとし、契約の相手方はこれに協力しなければならない。 g) 契約の相手方は、契約を履行する上で知り得た情報を他の者に漏らしてはな らない。また、契約終了後も同様とする。 5.7 資格要件 契約の相手方の資格要件を以下のとおりとする。 a) 国立公文書館又は行政機関等に類する機関が保有する紙媒体の行政文書 の電子化契約実績を有するものとする。 b) 作業従事者は、実務経験５年以上の正社員で構成されて、かつ、デジタル画像 データ作成において、スキャニング、画像検査の知識を有していることが求め られるため（社）日本文書情報マネジメント協会が行う文書情報管理士１級以 上の資格保有者であるものとする。 c) プライバシーマークＪＩＳ工業規格（ＪＩＳ Ｑ １５００１）、情報セキュ リティマネージメントシステム（ＪＩＳ Ｑ ２７００１）及びＩОＳマネジ メントシステム規格（ＩОＳ ９００１）のいずれかの認証を受けた業者であ るものとする。（下請け業者を含む。） d) 上記要件を満たすことを証明する資料を入札日の３日前までに書面で陸上自 衛隊第８高射特科群第１科に提出するものとする。 5.8 不具合等の処理 本役務の履行に当たり、不具合等が発生した場合は、速やかに官側の指示を受け るものとする。 5.9 仕様書に関する疑義 この仕様書の関する疑義は、ＧＬＴ－ＣＧ－Ｚ０００００１の8.3による。 別紙第１ 紙媒体の行政文書の電子化 １ 紙媒体の行政文書の電子データ化に関する要求 (1) 官側から貸与する、紙媒体の行政文書を電子化する。 (2) スキャニングは、１頁ごとに高品質な電子画像データを作成するものとし、文 字情報、図面地図等線図以外の黒ずみ等は可能な限り削除する。尚、画像調整は スキャニング時に行うものとし、デジタル変換後のソフトウェアでの調整は補助 手段とする。 ２ 紙媒体の行政文書を電子化する行政文書ファイル レコード 行政文書ファイル 冊数 頁 識別番号 10339884 阪神・淡路大震災（平成７年）（３０年保存） 1 188 10340983 東日本大震災に関する中隊行動命令（平成２３年） 1 38 110133204 平成９年発簡簿 1 20 110133200 平成８年発簡簿 1 20 110133199 平成７年発簡簿 １ 18 110133198 平成６年発簡簿 １ 20 110133196 平成５年発簡簿 1 21 110133195 平成４年発簡簿 1 18 110133193 平成３年発簡簿 1 18 110133190 平成２年発簡簿 1 20 計 10 381 ３ 電子データの仕様 (1) データ形式 ＰＤＦ／Ａ－１（ＩＳＯ／１９００５－１） (2) 解像度 ４００ｄｐｉ以上 (3) １コマのサイズ 原寸サイズで電子化する。 (4) シートの切り分け方 一連番号（発簡・発令番号）で管理された１つの文書を１個の電子ファイルと して整理する。 一連番号（発簡・発令番号）の記載がない文書は、日付又は時間単位で管理さ れた１つの文書を１個の電子ファイルとして整理する。 一連番号（発簡・発令番号）及び日付又は時間単位で管理されていない文書は、 一つの文書を１個の電子ファイルとして整理する。 (5) ファイル名 付紙により一連番号及び文書の件名を記載する。(１件当たり約２０文字) 発簡年月日又は作成年月日の記載があるものは、件名の末尾にその旨を記載す る。 (6) 色の階調 カラー ４ 納入時におけるＤＶＤ－ＲＯＭのフォルダ構成 付紙による。 付 紙 納入時におけるＤＶＤ－ＲＯＭ内のフォルダ構成 阪神・淡路大震災（平成７年）（３０年保存） 東日本大震災に関する中隊行動命令（平成２３年） 平成９年発簡簿 ファイル内の構成例 阪神・淡路大震災（平成７年）（３０年保存） ○○に関する行動命令(H7.5.26)（スキャン） ○○に関する会議資料(H7.5.3)（スキャン） ○○に関する災害派遣について(H7.6.28

関連文書

公告 https://www.mod.go.jp/gsdf/mae/mafin/k/ko078401.pdf PDF

出典

防衛省 陸上自衛隊 中部方面会計隊入札情報 ／ 発注機関：防衛省陸上自衛隊中部方面会計隊 青野原

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